Kuidas Favor AS vabastas 50% oma hankemeeskonna tööajast

‍Favor AS on Eest metallitööstusettevõte, kes töötleb õhukest lehtmetalli. Ligi 200 töötajaga ettevõte töötleb aastas 35 000 tonni terast, mis teeb neist piirkonna vaidlematud turuliidrid. Oma konkurentsieelistena toovad nad välja kiire reageerimisvõime turu muutustele ning konkurentidest efektiivsema tootmise. 

Väljakutse: hangete haldamine n-ö paberi ja pliiatsiga hakkas ettevõtte kasvule jalgu jääma

Varem kasutas Favor hangete päringute koostamiseks ja haldamiseks erinevaid töövahendeid e-postist ja Excelist paberi, pliiatsi ning telefonini. “Igaüks nii nagu oskas, et töö tehtud saaks,” kirjeldab Favori meeskond. Arenevas ettevõttes kasvas hangete maht aga nii suureks, et protsessi oli raske hallata – puudus ülevaade ja asjad kippusid ununema või kahe silma vahele jääma. Varasemaid päringuid ning pakkumisi oli väga tülikas ja keeruline üles leida. 

Lahendus: ProcurementFlow hankemoodul, mis on integreeritud BI-ga

Alguses proovis Favor omale ise Exceli peal lahendust üles ehitada. “Kartsime, et spetsiaalne platvorm ei toeta meie igapäevatööd, pigem pärsib seda ja jääb “nice to have” vidinaks,” kirjeldab Favori tiim peamisi kõhklusi. Tänaseks ütlevad nad veendunult, et ProcurementFlow’ta enam igapäevast majandamist ette ei kujuta. 

Tarkvara valikul sai määravaks ProcurementFlow vastutulelikkus, know-how ja paindlikkus arendada platvormile just neid lisandväärtusi, mis toetasid Favori tööprotsesse. Kõige positiivsemalt üllatas Favori meeskonda tarkvara implementeerimise kiirus ja vastutulelikkus:

“Lahenduse ülesseadmine oli väga kiire, andmed kergesti üles laetavad ning ProcurementFlow inimesed kogu aeg telefonikõne kaugusel – ja alati valmis meie pööraste mõtetega kaasa tulema. Testisime lahendust esialgu 6 kuud, mille järel tegime koostöös arendajatega veel mõned muudatused. Kokkuvõttes saavutasime väga kasutajasõbraliku lahenduse, mis sobib meile 100%.” 

‍

Teistel ettevõtetel soovitab Favori meeskond hankelahenduse valikul ettevõtte vajadused täpselt välja selgitada: “Piltlikult öeldes tuleks ette kujutada, milline just sinu ettevõtte ideaalne töövoog võiks välja näha ja see maha joonistada. Meeles tasub pidada ka seda, et muutuste juhtimine võtab aega vähemalt 6 kuud.” 

‍

‍

‍

Tulemused: vabanes pool hankemeeskonna tööaega 

• Hankeinimestel vabanes 50% tööaega 
• Päringute saatmine on kiire ja lihtne 
• Hanked on ühes kohas, läbipaistvad ja kättesaadavad
• Tarnijatest ja hangetest tekkis selge logi
• Lihtne andmete eksport Excelisse või BI-sse
• Mugav analüüsimine ja kokkuvõtete tegemine 

‍

Tänu ProcurementFlow’le tekkis Favoril hangetes läbipaistvus ning vabanes 50% hankeinimeste tööaega, mille nad saavad suunata muudele tegevustele:

“Päringute saatmine on kiire ja lihtne! Samuti on kõik info ühes kohas. Enam ei pea meeles pidama kõiki tarnijaid, kes pakuvad sama kategooria tooteid – need saab lihtsalt ühte gruppi koondada. Lisaks on kogu päringute haldus ühes kohas ja kõigile vajalikele inimestele kättesaadav. Kui mõni töötaja jääb haigeks, saab igaüks “pulti hüpata” ning töö jätkub.” 

‍

Suure lisandväärtuse annab ka ühilduvus BI-ga ning andmete lihtne eksport: “Kõik andmed on Excelitesse tõmmatavad, kus on omakorda lihtne teha analüüse ja tulemustest kokkuvõtteid.” 

‍

Tänaseks soovitab Favor ProcurementFlow lahendust kõigile: “Hankeplatvorm on must have igas ettevõttes, kus hangetega tegeletakse. ProcurementFlow sobib kõigile ettevõtetele, kes soovivad pakkumisi analüüsida, et leida turu parim pakkumine ning teha nende põhjal ka ärilisi otsuseid.” 

‍